Behandling af ordrer

I denne artikel:


Ordreflow

Når du har modtaget en ordre, skal denne behandles i systemet og afsendes til kunden.

Tryk på (ordredetaljer) i højresiden i ordreoversigten, som vist i nedenstående billede.

 

Derefter kommer du til ordrebehandlingen som vist i nedenstående skærmbillede.

I nedenstående skal du indtaste de sidste informationer, inden du afsender ordren. Ordrebehandlingen er delt op i to dele, hvor første del omhandler informationen i ordren til kunden, mens den anden del omhandler betaling og ordredetaljer.


1. Administration: Her har du mulighed for at udskrive pakkeseddel og ordreseddel, samt genudsende ordrebekræftelsen til kunden. Ændres ordren til Afsendt vil du få mulighed for at afsende en Ordre afsendt-e-mail. Evt. trackingnummer vil komme med i denne e-mail.

  • Udskriv pakkeseddel
  • Udskriv ordreseddel
  • Gensend ordrebekræftelse

2. Faktura: Med SmartWeb er det muligt at danne en faktura ud fra ordren med fakturanummer og forfaldsdato. Denne funktion er interessant, hvis du ikke har et økonomisystem, hvor fakturaen dannes (fx e-conomic eller C5). Når fakturaen er dannet, kan den sendes ud pr. e-mail eller printes.
Hvis du har en faktura fra et andet system, så kan den uploades som PDF i stedet.

Se eksempel på behandling af faktura længere ned i guiden.


3. Intern note: Her kan du skrive en note til andre administrative brugere, hvis der f.eks. er en bestemt aftale på denne ordre, som de skal være opmærksom på.


4. Opfølgning: Skal en ordre først behandles på et senere tidspunkt, (f.eks. fordi du afventer, at produkter kommer på lager) kan du her bestemme en dato for dette. Når datoen er nået, vil ordren fremstå som rød i ordreoversigten.


5. Ekstern note: En ekstern note er en besked til kunden, som skal fremstå på deres ordreseddel.


6. Trackingnummer: Her kan du indsætte et trackingnummer, så kunden kan følge deres vare, når den er blevet afsendt. Er ordren koblet til en fragtmetode som Postnord, vil kunden kunne klikke direkte på et trackinglink for at følge pakkens status.


7. Status: Her ændrer du status på ordren. Hvis en ordre f.eks. er blevet sendt, skal den ændres til Afsendt, så man ved, at denne ordre er lukket.

Bemærk hvis f.eks. 1 ud af 2 varer afsendes, så er det muligt at vælge Delvist afsendt. Husk, at så skal den enkelte vare redigeres og markeres som afsendt.

 

8. Kreditnota og kopi af ordre: Det er muligt at oprette en kreditnota kladde, som kan bruges, når en kunde returnerer en ordre eller dele heraf. Kreditnota kladder oprettes under den nye "kladde" status, hvilket ikke påvirker lageret.

Efter kladden er tilrettet, kan den bogføres og bliver herved til en kreditnota, og den kan flyttes til status "Kreditnota", hvilket opdaterer lageret for produkterne og varianterne i kreditnotaen.

Hvis original-ordren har en kreditkortbetaling tilknyttet, kan beløbet på kredinotaen tilbagebetales direkte fra administrationen.

Det er også muligt at oprette en kopi af den ordre, hvilket f.eks. kan bruges, hvis man ønsker at opdele en ordre til levering af flere omgange.

Kopier af ordre oprettes også med status "Kladde", og kan flyttes til en anden status efter de er rettet til.

Kreditnotaer og kopier af ordrer linkes til den originale ordre via et link under ordredetaljer i administrationen.
 


Ordredetaljer

Denne del omhandler betaling og ordredetaljer. Nedenstående billede beskrives i seks punkter.

Det viste billede er forklaret herunder:

1. Betalinger: For at trække betalingen fra kundens konto, skal du trykke Gennemfør. Ønsker du at annullere transaktionen, så klik Annuller (f.eks. ved afsendelse af nyt betalingslink).
Her vil eventuelle fejlkoder også fremgå, f.eks. hvis kundens betalingskort er blevet afvist på en ordre.


2. Send nyt betalingslink til kunde: Her kan du sende et betalingslink ud til kunden, så de kan indtaste deres betalingsoplysninger igen. Dette er brugbart, hvis ordren er blevet lavet om, og prisen er blevet ændret til et højere beløb. Et højere beløb kræver kundens godkendelse – et lavere beløb vil du kunne hæve uden en ny transaktion.


3. Ordredetaljer: Yderligere detaljer om ordren.


4. Kundeoplysninger: Kundens oplysninger inkl. adresse hvortil ordren skal sendes.


5. Ordre: Her kan du tilføje varer til ordren. Vær opmærksom på, at prisen derfor kan ændres, og der skal sendes et nyt betalingslink ud til kunden.


6. Varer: Her er oversigten over selve ordren, dvs. hvad kunden har bestilt og betaler for. Under antal kan du se, hvor meget kunden har bestilt af en bestemt vare og nedenunder, hvor mange der er tilbage på lager. Dette fungerer som en påmindelse om, at der skal bestilles flere produkter hjem, inden ordren kan afsendes. 

"Antal ved salg" viser lagerantal på varen, før ordren blev lagt.
Bemærk: Alle steder hvor dette  ikon optræder, kan du redigere oplysningerne. Hvis du f.eks. klikker på ikonet ud for de bestilte varer, så er det muligt at redigere både navn, pris, lagerlokation samt tilføje en tekst. Du kan redigere følgende:

  • Rediger trackingnummer
  • Rediger kundeoplysninger
  • Rediger leveringsadresse
  • Rediger vare
  • Rediger fragt
  • Rediger betalingsgebyr

 


 

Delvist afsendt

 

Hvis du ikke afsender hele ordren på samme tid, så kan du vælge Delvist afsendt. Det kan eksempelvis være, at du afsender et produkt i dag og resten i næste uge.

 

Det kan gøres med følgende fire trin:

1. Tryk på Rediger-ikonet på den vare, som du vil afsende. Se nedenstående billede.

 

2. Vælg afsendt på den pågældende vares status. Se nedenstående billede.

 

3. Husk at trykke på Gem

 

4. Du kommer automatisk tilbage til 'ordredetaljer', hvor du skal vælge 'Delvist afsendt' i 'Status'

 

Hvis du ønsker at hæve betalingen af flere omgange fra kundens kort, skal du herefter logge ind i din betalingsgateway og lave delhævningen der.

 


 

Behandling af faktura

Med SmartWeb er det muligt at behandle en faktura på to måder.

  1. Man kan danne en faktura ud fra ordren med fakturanummer og forfaldsdato og samtidig markere denne som betalt, når man kan se, at pengene er kommet ind.
  2. Hvis man har en faktura fra et andet system, så kan den uploades som PDF i stedet.

 

1. Systemgenereret faktura

Denne funktion er specielt interessant, hvis man f.eks. ikke har et økonomistyringssystem, hvor fakturaen dannes (f.eks. E-conomic eller C5).

Det første man gør, er at vælge, hvor lang tid kunden har til at betale fakturaen i - altså en forfaldsdato. Man sætter et flueben i "Bogfør med forfaldsdato", vælger tiden i dropdown-listen og trykker gem.

Der kan vælges mellem 0, 8, 14 og 30 dage.

 

 

Når fakturaen er dannet, kan man se den, og den kan sendes ud pr. e-mail eller printes. Det er ligeledes muligt, at markere fakturaen som "Betalt", når kunden har betalt fakturaen, og dette vil herefter fremgå i ordrelisten:

 

 

2. Din egen faktura

Hvis du f.eks. benytter et eksternt økonomistyringssystem, og derved har en faktura, der skal tilknyttes ordren derfra, så kan den uploades som PDF i stedet.

Man sætter flueben i "Upload faktura", hvorefter man får mulighed for at "Upload fil", hvis man skal uploade PDF'en fra ens egen computer, eller "Vælg fil", hvis man allerede har den uploaded til sin filhåndtering:

 

 

Når fakturaen er uploadet, kan man se fakturaen og den kan sendes ud pr. e-mail eller printes. Det er ligeledes muligt at slette fakturaen igen, såfremt man ikke længere ønsker den tilknyttet til ordren:

 


Ordre "ikke modtaget / Afviste betalinger (kort)

Sommetider sker det, at ordrene enten ikke går igennem eller decideret bliver afvist, og derfor havner "ikke modtaget". Der kan være mange årsager til dette. I ordre "ikke-modtaget" ender alle de ordre som ikke bliver gennemført uanset hvad årsagen er.

Den mest normale er ganske simpelthen at ordren ikke er gennemført af kunden. Det kan f.eks. være kunder som har lagt noget i kurven, gået til check-out - men har afbrudt købet inden de har betalt for ordren. Hvis kunden lukker for browseren eller at browseren refresher (F5 eller lign) under betalingen, vil ordren også ende som Ikke modtaget. Det kan også ske ved sessionsudløb. Det sker hvis en kunde ligger noget i kurven, går til check-out, forlader computeren og returnerer nogle timer senere. Medmindre kunden har været logget ind som en bruger, vil sessionen være udløbet - og derved også en "ikke-modtaget" ordre.

Det kan selvfølgelig også skyldes fejl på selve betalingen, f.eks. at kunden har indtastet forkerte oplysninger, at kunden ikke har likviditet på sit betalingskort, at der har været en fejl med transaktionen eller andet. Hvis det sker at en betaling med kort afvises, kan man som webshopejer stå i en situation, hvor man skal kunne forklare, hvorfor betalingen er afvist.

Nedstående kan vise dig, hvordan du kan kontrollere, hvorfor en betaling er blevet afvist eller endt i "ikke modtaget".

For at finde afviste betalinger i din ordreoversigt, skal du gå til Webshop > Ordrer og sortere efter ordrestatus "Ikke modtaget".

I eksemplet nedenunder er ordre nr 684 blevet afvist.

For at få flere detaljer på ordren klik da på blyanten ude til højre.

Når du har klikket på blyanten, er du inde på selve den afviste ordre, og du kan her se få detaljer om, hvorfor ordren er afvist.

I eksemplet her er der afvist en betaling pga "Possible fraud" - altså mulig snyd. For at få flere detaljer om dette skal transaktionen tjekkes i din betalingsgateway.

 

Sådan kan du tjekke en afvist betaling i OnPay:

Når du er logget ind på din OnPay betalingsgateway, kan du finde afviste betalinger både via "Søg" og via "Afvist". Denne guide viser via "Søg".

  • Klik på "Betalinger > Søg".
  • I "Søgefelter" indtaster du enten ordrens: "Ordrenr." eller "Transaktionsnr.".
  • I "Status" vælger du "Afvist"
  • Indstil korrekt "Datointerval".
  • Klik på Transaktionensnummeret som vist nedenunder.

 

Du er nu inde på den aktuelle afvisning. I Status vil du kunne se hvorfor transaktionen er blevet afvist. 

 

Sådan kan du tjekke en afvist betaling i ePay:

  • Klik på Betalinger > Afviste betalinger.
  • Find betalingen i oversigten.
  • Klik på ? som vist nedenunder.

Fejlkoder kan du finde under "Support".